Altijd een passende oplossing
De vele features en mogelijkheden in TabletForms zorgen ervoor dat er altijd een oplossing is die zich aan uw bedrijfsprocessen aanpast.
De volgende klant verhalen zijn voorbeelden van gerealiseerde oplossingen waarbij
de papieren werkmethode is vervangen met TabletForms.
Dit zorgde direct voor minder fouten, hogere efficiëntie en versnelde levertijden.
Jan Reiling B.V. gevestigd in Maarheeze is al 50 jaar gespecialiseerd op het gebied van intern transport en aandrijftechniek.
Vooral voor wat betreft het programma van DEMAG.
Jan Reiling B.V. is sterk in bedenken van complexe, niet standaard, kraansystemen. Ze beschikken over de nodige kennis,
ervaring en het improvisatievermogen om samen met de klant tot een goede oplossing te komen. Het bedrijf beschikt over een
aparte afdeling die zich full-time bezighoudt met inspecteren en keuren van hijsmiddelen.
Te traag
“Diverse factoren lagen ten grondslag aan de overstap van papieren naar digitale bonnen te maken. De twee belangrijkste waren snelheid en volledigheid van informatie.” vertelt Marcel Snoek , Technical service manager bij Jan Reiling B.V.
Doordat de medewerkers meerdere dagen op locatie kunnen zijn en dit door heel Nederland kan zijn, is de terugkoppeling van de papieren bonnen naar kantoor vaak traag en bestaat de kans dat deze niet volledig zijn.
Dezelfde bonnen, maar dan op een tablet
Zowel de Servicebon als het Keuringsrapport werden door TabletForms gedigitaliseerd. Hierbij is dezelfde look en feel van het papieren behouden gebleven zodat medewerkers deze direct herkennen en kunnen invullen.
De bonnen kunnen, voorzien van klantgegevens, worden klaargezet zodat deze direct voor de medewerker in de tabletforms app beschikbaar zijn maar kunnen door de medewerker ook zelf in de app aangemaakt worden. Deze wens kwam duidelijk naar voren bij de analyse van het werkproces.
Servicebon:
Servciebon kan vooraf gevuld en klaargezet worden voor medewerkers
Werkbon nummer: Automatisch uniek nummeren van de Servicebon
Uurverantwoording: Datum, tijd en km voor meerdere medewerkers
Verplichte handtekening van de klant voor akkoord
Blokkeren van verdere wijzigingen na handtekening van de klant
Keuringsrapport:
Keuringsrapport aanmaken met alle gegevens van vorige inspectie voorgevuld en deze klaarzetten voor medewerkers
Foto’s van inspectie met de mogelijkheid om deze te arceren/anoteren.
Per inspectiepunt dubbele keuzes uitsluiten, beperken naar 1 gekozen optie
Automatisch opruimen van verzonden Keuringsrapporten zodat alleen de nog te verwerken formulieren in de app staan
Dagrapportage
De Servicebonnen en Keuringsrapporten worden gebundeld op Servciebon nummer met daarnaast ook een Actielijst rapport waarin alle openstaande acties van alle kranen overzichtelijk zijn weergegeven.
Het geheel wordt automatisch aan het einde van de dag als één e-mail naar de klant en Jan Reiling B.V. verzonden.
“Het direct beschikken van alle gegevens en inzicht hebben in de voortgang stelt ons in staat om direct bij te sturen, sneller te factureren en onze klanten een efficiënte en professionele dienstverlening te bieden.”
Adviesburo Dakbestek, gevestigd in Almere, is expert op het gebied van daken. Zowel plat als hellend. Dakbestek opereert landelijk en levert diensten zoals; conditiemetingen, inspectie/adviesrapportages en meer jaren onderhoudsplanningen en begrotingen (MJOP / B).
Cruciaal onderdeel in het proces is het inventariseren van de huidige staat van het dak.
Fout gevoelig
Het inventariseren van de daken gebeurt middels aantekeningen op een notitieblok in combinatie met het maken van foto’s op locatie. Daarna worden de aantekeningen op kantoor uitgewerkt, calculaties gemaakt, de juiste foto’s erbij gehaald om vervolgens een rapportage voor de klant te genereren. Met zoveel bronnen aan informatie is dit een tijdrovend en foutgevoelig onderdeel in het proces.
Inventariseren en rapportage ineen
“ We zochten naar een manier om op locatie alle informatie op een gebruiksvriendelijke manier vast te leggen. Tegelijkertijd hadden we als grote wens/harde eis dat de klant rapportage automatisch opgesteld en direct kon worden verzonden” vertelt Julien Stevens, directeur bij Adviesburo Dakbestek.
Na een grondige analyse van de “klant rapportage” werd samen met TabletForms een inspectieformulier ontwikkeld waarmee medewerkers alle informatie op gestructureerde wijze, volgens hun werkmethode vast kunnen leggen. Door de gemeten waarden in te vullen worden de benodigde calculaties, zoals warmte weerstand en onderhoudskosten, direct inzichtelijk.
Foto’s worden genomen met de tablet en automatisch opgenomen in het formulier. Daar heeft men nog de mogelijkheid om deze te arceren voor extra duidelijkheid. Materialen kunnen middels een zoekfilter snel en gemakkelijk worden gekozen.
CDM en inspectie formulieren
Inspectieformulieren worden geautomatiseerd voorzien van project en klant informatie
Verplichte velden zorgen ervoor dat alle benodigde informatie wordt geregistreerd
Calculaties warmte weerstand en onderhoudskosten
Omschrijving toevoegen uit een optielijst
Kleurcodering conditie op basis van score
Materialen lijst met zoekfilter
Foto’s van inspectie met de mogelijkheid om deze te arceren/annoteren.
Klant rapportage als pdf bestand in een keer opgeleverd.
Klant rapportage
Zodra het inspectieformulier verzonden is, wordt er een complete klantrapportage aangemaakt inclusief alle opgenomen gegevens, keuzes, calculaties en foto’s. Deze wordt als pdf bestand per email aan Adviesburo Dakbestek verzonden en kan, indien gewenst, ook direct naar de klant doorgestuurd worden.
“Het direct op locatie kunnen verwerken van alle gegevens zonder deze achteraf nog moeten vergaren, berekenen en samenvoegen bespaart ons veel tijd, fouten worden voorkomen en we kunnen onze klanten sneller voorzien van het juiste advies en informatie”
Buitenbeheer Klijmij is expert in het onderhouden en verzorgen van tuinen en levert diensten zoals bomen zagen op hoogte en
het adviseren voor onderhoud van uw tuin, terreinen en of begraafplaatsen.
Eenvoud en gemak gezocht
Opdrachten werden vaak over meerdere dagen uitgevoerd waarbij er ook extra krachten, en gehuurd materiaal ingezet werden. Daarnaast moesten ook alle uren en verbruikt materiaal overzichtelijk op locatie bijgehouden worden zodat het voor de klant ook duidelijk was en dat hij voor alle geleverde diensten kon tekenen en moest het geheel ook naar de boekhouder.
"Ik wilde niet aan het einde van de werkdag nog uren aan administratie besteden" vertelt Anton Klijmij, eigenaar van Buitenbeheer Klijmij.
Slimme werkbon
Door goed naar het werkproces te kijken en rekening houdend met alle invoermomenten en ontvangende partijen ontwikkelde TabletForms samen met Buitenbeheer Klijmij een slimme werkbon die op locatie in de tabletforms app ingevuld kon worden met de volgende functionaliteit:
Klantenlijst:
Keuze uit de verschillende klanten waarbij alle adres en contactpersoon gegevens automatisch ingevuld worden
Urenverantwoording:
Mogelijkheid om meerdere dagen en medewerkers in te voeren waarbij de gewerkte urenautomatisch berekend worden
Werkzaamheden:
Omschrijving van werkzaamheden met aantal en stukprijs zodat de totaal prijs met btw direct berekend wordt.
Materialen:
Omschrijving van materialen met aantal en stukprijs zodat de totaal prijs met btw direct berekend wordt. Hierbij ook rekening houdend met de 6% btw regeling
Foto’s van geleverde werk met de mogelijkheid om deze te arceren.
Verplichte handtekening van de klant voor akkoord
Blokkeren van verdere invoer na klant handtekening zodat deze altijd 100% dezelfde werkbon ontvangt
Direct de factuur
Zodra de werkbon vanuit de app verzonden is, wordt er een factuur met een uniek factuurnummer aangemaakt voorzien van alle ingevoerde werkzaamheden en materiaal kosten van de werkbon.
De factuur wordt als pdf bestand inclusief leveringsvoorwaarden naar zowel de klant, de boekhouder en Buitenbeheer Klijmij per e-mail automatisch verzonden, zodat alle informatie direct voorhanden is.
“Het direct beschikbaar maken van de werkbon en factuur naar zowel klanten als boekhouder zorgt dat ik mij puur op mijn werkzaamheden en opdrachten kan concentreren, zonder me zorgen te maken over de administratie. ”
https://nl-nl.facebook.com/buitenbeheer/