Tablet Forms > Solar > KiesZon

KiesZon ontzorgt sinds 2009 opdrachtgevers op het gebied van zelf zonnestroom opwekken en is een van de grootste zonnestroomprojectontwikkelaars in Nederland. Zij wekt in 2019 90 MWh elektriciteit op met meer dan 250 zakelijke systemen. Daarnaast plaatst zij in 2019 7.500 installaties bij particulieren (klanten van Greenchoice en huurders via woningcorporaties).
Kernwaardes: daadkracht, vakmanschap en partnership.

Koploper in de solarbranche

De energietransitie is in volle gang. Particulieren en bedrijven stappen over op een duurzame energievoorziening. KiesZon is koploper in de solarbranche en maakt een sterke groei door. De focus ligt op innovatieve oplossingen en veilig werken. Zo heeft KiesZon de status van gidspartij in de solar revolutie verworven. Met die positie en de bijkomende groei komt ook de noodzaak om de kwaliteit en het proces te kunnen blijven borgen. De solarbranche moet schaalbaar worden. Gegevens moeten eenduidig zijn en op dezelfde plek opgeslagen worden. Door te kiezen voor standaardisering en digitalisering van formulieren en werkprocessen, maakt KiesZon het verschil in de nog vrij conservatieve bouwbranche. In TabletForms vonden zij de juiste partner voor de overstap naar papierloos werken.

Geen actueel inzicht

‘De afgelopen jaren werkten wij met papieren formulieren’, vertelt Bram Peperzak, operationeel directeur van KiesZon. ‘Zowel voor onze zakelijke als onze particuliere klanten vulden wij formulieren in die wij verzamelden, scanden en in een map zetten. Daarbij liepen we tegen verschillende beperkingen aan. Er waren veel losse bestanden die bij elkaar moesten komen, foto’s werden niet altijd met goede apparatuur gemaakt en documenten raakten kwijt. We hadden geen actueel inzicht in het proces. Als je als organisatie sterk groeit, moet je het overzicht kunnen behouden. We wilden nog professioneler werken. Digitalisering van het werkproces was een logische stap.

Controle over de workflow

‘Als bedrijf wil je de controle hebben over je workflow’, aldus Paul Huveneers van TabletForms. ‘Wij bieden die controle door middel van onze digitale formulieren en de bijbehorende app. Voor KiesZon hebben wij al hun bestaande formulieren gedigitaliseerd, waarbij ze hun originele vorm en inhoud behielden. Voor de uitvoerders en monteurs op locatie was dit prettig: zij hoefden niet aan een nieuw systeem te wennen, maar hebben geen gedoe meer met een papieren administratie. Op kantoor is het effect nog duidelijker zichtbaar. Vanuit de app kunnen niet alleen alle formulieren worden ingevuld en ondertekend, ook foto’s maken met aantekeningen erop is mogelijk. Zodra de uitvoerder of monteur online gaat, worden de gegevens naar kantoor gestuurd. Er is dus te allen tijde zicht op het hele proces en documenten worden meteen op de goede plek opgeslagen.’

Partnerschip

Dit ervaart ook Bram Peperzak. ‘TabletForms sluit aan bij onze behoefte. De lijntjes zijn kort. TabletForms heeft de expertise en de kennis voor digitalisering. Zoals wij onze klanten ontzorgen rondom het plaatsen en onderhouden van hun zonnepanelen, zo ontzorgt TabletForms ons in dit proces. Dat is de kracht van goed partnership.’

Na het invoeren van de standaardformulieren is er nu ruimte voor revisie, optimalisatie en het inbouwen van extra mogelijkheden. Zo is de registratie voor veilig werken aan TabletForms toegevoegd. Paul Huveneers: ‘Er ontstaan nieuwe behoeftes. En als iets nog niet kan, dan voegen wij dit toe aan onze software. Daar wordt ons product beter van, maar ook de klant. Met KiesZon hebben we een heel nieuwe groeimarkt te pakken. Die markt is nog in ontwikkeling en daarin kunnen wij meebewegen en groeien.

Koppeling met interne systemen

KiesZon en TabletForms gingen nog een stap verder in het automatiseren. Paul Huveneers: ‘KiesZon werkt met AFAS Insite. Doordat wij een koppeling met dit programma hebben gemaakt, kan bijvoorbeeld een servicemelding direct vanuit het systeem op kantoor doorgezet worden naar de app van de monteurs. Zo integreren wij onze software steeds meer in de bedrijfsprocessen van KiesZon.’ Daar ligt ook de kracht van TabletForms: het bedrijf werkt vanuit de wensen van de klant en stemt de ontwikkeling van de software daar ook op af. ‘Wij kijken naar wat de klant nodig heeft en gaan dat bouwen. Daarbij specialiseren wij ons in gebruiksvriendelijkheid. Een transitie verloopt beter wanneer het proces herkenbaar blijft.’

Resultaat

Er is veel winst behaald met deze transitie. Uitvoerders en monteurs kunnen op het werk sneller schakelen en projectleiders hebben meer overzicht. In plaats van één project tegelijk kunnen ze er nu wel vijf of zes hebben, zonder een bureau vol archiefmappen. Voor sommige medewerkers was de omschakeling best even wennen. Toch zien ook zij wat het oplevert. Voor de klant is het prettig om direct na een klantcontact een net en leesbaar document te ontvangen.

‘De grootste stap hebben we inmiddels gemaakt’, aldus Bram Peperzak. ‘En er zijn nog genoeg wensen, zoals het automatiseren van pakbonnen. Bij woningcorporaties willen we werken aan een primair systeem waarin alle informatie per woning zit opgeslagen. TabletForms groeit daarin met ons mee. Door TabletForms kunnen we sneller en met minder fouten ons administratieve proces vormgeven zonder papier.

 

https://www.kieszon.nl/

nl_NLNederlands
en_GBEnglish (UK) nl_NLNederlands