085-0499260 info@tablet-forms.nl

Grip op mobiele werkprocessen

Gemeente Zwolle

Grip op aanleg & onderhoud van openbare LED verlichting met Tablet-Forms.

Gemeente Zwolle

De energietransitie is in volle gang. Daarom startte gemeente Zwolle in 2013 een project om de openbare verlichting te verduurzamen door Ca 30.000 lichtpunten te voorzien van LED verlichting. Dat betekent nieuwe LED lichtbronnen in nog goede armaturen plaatsen, oude armaturen vervangen door LED armaturen en in voorkomende gevallen wordt ook meteen de lichtmast vervangen. Een hele operatie waarbij de Gemeente Zwolle zelf de regie voert. Om volledig grip te houden op de voortgang van het project wordt gebruik gemaakt van de Tablet-Forms App.

Straatverlichting vervangen

Transparante communicatie met Tablet-Forms Maps.

Projectleider E. Neuteboom is vanaf het begin betrokken en weet van de hoed en de rand. Natuurlijk heeft ieder project van deze omvang zijn uitdagingen. Zo wordt dit project uitgevoerd door verschillende aannemers. Het proces is opgedeeld in 3 fasen. Opname, uitvoering en oplevering waarbij elke fase valt onder verantwoording van 1 aannemer.  Duidelijke en transparante communicatie is van groot belang om deze processen te stroomlijnen. Zeker met dergelijke grote aantallen mutaties aan de openbare verlichtingsinstallaties. Tablet-Forms Maps maakt de juiste informatie eenvoudig beschikbaar én bruikbaar voor de juiste personen.  Altijd en Overal!

Van pen & papier naar digitale formulieren

 “Om snel en adequaat te kunnen sturen en op elk moment inzicht te hebben hoe het ervoor staat heb je informatie nodig die direct van de bron komt” aldus Neuteboom.  Wie heeft wat, waarom en wanneer gedaan en Is dat volgens de gemaakte afspraken?

Informatie vastleggen in het veld gebeurt nog vaak met pen en papier.  Als projectleider word je dan al snel afhankelijk van de rapportages van je leveranciers. Deze worden vaak te laat aangeleverd en samengesteld op basis van aantekeningen en wat losse foto’s. Daar wordt heel veel tijd en energie in gestoken en dan is het nog maar de vraag of de informatie klopt en up to date is. Die tijd kunnen we beter besteden!

Een van onze aannemers werkte al met Tablet-Forms Maps. Toen ik de App de eerste keer zag, was ik om.  Eenvoudig, gebruiksvriendelijk en heel flexibel. Precies wat je verwacht en nodig hebt in deze situatie. Binnen enkele dagen was de informatiebehoefte in kaart gebracht en het project ingericht met de juiste digitale formulieren en bijpassende workflows. Nog nooit heb ik project software zo snel opgeleverd zien worden.

Tablet-Forms, de kracht van eenvoud!

Onze aannemers hebben allemaal de App van Tablet-Forms gedownload op hun smartphone of tablet. De software werkt zo gemakkelijk dat iedereen er direct mee aan de slag kan.  Per wijk is er een kaart beschikbaar in de App waarop elke lichtmast is vastgelegd op basis van GPS coördinaten. 

Als een monteur bij de lichtmast aankomt krijgt deze automatisch de juiste vragen en instructies  voorgelegd, afhankelijk van de status van de betreffende lichtmast. Nadat het werk voor de monteur erop zit, krijgt de markering op de kaart automatisch een andere kleur.  Op die manier weet iedereen met één blik op de kaart hoe het project er voor staat. Bovendien kan ik makkelijk inzoomen op alle  details, inclusief duidelijke foto’s,  en daarmee controleren of de opdracht correct is uitgevoerd. De kracht van het systeem schuilt in haar eenvoud. Het bespaart mij en de aannemers veel tijd en administratieve rompslomp.  

TF Maps

Service waarop je kan bouwen

Aannemers opleggen met een bepaald software pakket te werken is niet makkelijk. Dat stelt hoge eisen aan gebruiksgemak. Het moet eenvoudig te implementeren zijn en makkelijk te koppelen aan bestaande software. Tablet-Forms is zo flexibel opgezet dat dit geen enkel probleem is. Onze aannemers werken heel graag met Tablet-Forms. Het scheelt hen ook veel tijd.

Inmiddels zijn we een tijdje onderweg en hebben we nog enkele jaren te gaan.  Heel af en toe hebben we een aanpassing nodig van de App. Met langlopende projecten heb je dat nu eenmaal. Er zijn altijd wel wat externe factoren die je niet helemaal in eigen hand hebt. Eén telefoontje met Tablet-Forms is genoeg om de aanpassing door te voeren. Vaak nog dezelfde dag. Dat noem ik nog eens service waarop je kan bouwen!