Grip op groei met slimme digitale formulieren 

GS Engineering Services

GS Engineering Services is een succesvol en modern installatiebedrijf in Son met een duidelijke missie. Namelijk, het snel en veilig installeren van laadpalen, zonnepanelen, warmtepompen, slimme meters en andere duurzame energie systemen.  Dat doet ze voor particulieren maar ook in opdracht van installatiepartners als Enexis Greenchoise, Energie in huis, Vattenfall en anderen

De markt voor duurzame energie systemen is booming. En wij dus ook zegt Eddy van Waalwijk van Doorn, eindverantwoordelijke voor de operationele zaken.  Ons bedrijfsproces was deels al geautomatiseerd. Met Trello, een flexibel software pakket dat goed past bij onze projectorganisatie. Door de sterke groei van ons bedrijf liepen we steeds vaker achter de feiten aan. De informatieoverdracht van en naar klanten liep niet soepel genoeg. Ook de informatie uitwisseling met de monteurs kon beter. Veel informatie was wel bekend binnen de organisatie maar was niet op het juiste moment beschikbaar voor de juiste personen. Als je succesvol wilt zijn als bedrijf moeten dat soort zaken op orde zijn.

Eenvoudig en snel informatie uitwisselen

De informatie overdracht met de buitenwereld moest dus efficiënter. We wilden heel graag dat onze klanten informatie makkelijk kunnen vastleggen in een formulier maar zonder hen te belasten met het versturen van mails, uploaden van foto’s en andere zaken. Bovendien moest alle noodzakelijke informatie ook meteen beschikbaar zijn voor onze monteurs. Ën de informatie die onze monteurs vastleggen moet direct weer beschikbaar is bij het bedrijfsbureau. Zonder overtypen en zonder vertraging zodat we werken met accurate en actuele informatie.

Slimme digitale formulieren

Samen met Tabletforms hebben we een aantal slimme digitale formulieren ontwikkeld die perfect passen bij ons bedrijfsproces. Zodra een project in Trello een bepaalde status bereikt wordt volledig automatisch een formulier aangemaakt in Tabletforms. Dat formulier is beschikbaar binnen Trello én is ook meteen beschikbaar voor onze klant.  Die kan heel gemakkelijk het formulier invullen en meteen voorzien van een aantal foto’s van de situatie ter plaatse. Zo beschikken we direct over actuele gegevens. Het uitwerken van offertes en het voorbereiden van projecten gaat daarmee sneller én beter. Zo hebben we meer grip op ons bedrijfsproces.  

Eenvoudige intergatie met Trello

De integratie met Trello was eenvoudig. Hierdoor was de aanpassing voor onze medewerkers beperkt. De app werkt heel erg gebruiksvriendelijk. Voor ons was het ideaal dat de formulieren ook beschikbaar zijn voor mensen die niet over de app beschikken. Dat maakt de software echt flexibel en toepasbaar in veel situaties. We beschikken nu over actuele informatie waardoor we onze klanten beter en sneller helpen zonder extra inspanning van hen te vragen. Een duidelijke win situatie voor alle betrokken partijen. Tabletforms is snel te implementeren zonder grote investeringen. Bovendien zijn de operationele kosten ook nog eens volledig variabel met onze bedrijfsactiviteit. Met Tabletforms profiteren we van een efficiënt bedrijfsproces en zijn we klaar voor de toekomst. Zegt Eddy van Waalwijk van Doorn.

 Make Work Flow…!

 Eddy van Waalwijk van Doorn: “Grip op ons bedrijfsproces en klaar voor de toekomst met Tabletforms”