Jan Reiling

“Digitale werkbonnen voor een efficiënte en professionele
dienstverlening”

Grip op de voortgang en kwaliteit met digitale werkbonnen

“We wilden overstappen van pen en papier naar digitale werkbonnen. Dat werkt sneller, bespaart tijd en we weten direct of de informatie volledig is.” vertelt Marcel Snoek , Technical service manager bij Jan Reiling B.V.

Onze medewerkers zijn vaak meerdere dagen op locatie. Door heel Nederland. Daardoor duurt het lang voordat we over de informatie beschikken. Als de informatie niet juist of niet volledig is, heeft dit grote gevolgen. Nu we digitale formulieren gebruiken, hebben we actueel inzicht. Als het nodig is kunnen we direct bijsturen.

Dezelfde bonnen, maar dan digitaal op een tablet

Tabletforms heeft de Servicebon en het Keuringsrapport gedigitaliseerd. De look en feel van de digitale formulieren is hetzelfde gebleven. Daardoor is de herkenning groot en kunnen medewerkers er direct mee aan de slag. Bovendien gaat het invullen van de digitale werkbonnen snel en foutloos.

De digitale formulieren  worden met één druk op de knop voorzien van klantgegevens. Daarna zijn ze meteen beschikbaar in de formulieren app.  Maar een medewerker kan ook zelf een digitale werkbon aanmaken in de App. Zo gaat het werk altijd door. Ook als een medewerker een nieuwe situatie tegenkomt die op kantoor nog niet bekend is. Dat maakt ons heel flexibel.

Digitale Servicebon

De digitale servciebon is gekoppeld aan het ERP systeem. Met één druk op de knop staat het formulier klaar in App. Hierdoor beschikt de juiste medewerker over de juiste gegevens voor die dag.

Het unieke werkbonnummer wordt automatisch aangemaakt.

In het formulier worden datum, tijd en km’s van meerdere werknemers ingevuld.

Na het werk zet de klant een digitale handtekening. Daarna worden alle velden geblokkeerd. Een slimme workflow verzend het formulier en de data naar het ERP systeem. Dat geeft structuur en voorkomt fouten. Bovendien bespaart het veel tijd.

Digitaal Keuringsrapport

Tijdens het keuren is informatie over de vorige keuring belangrijk. Daarom wordt het keuringsrapport voorzien van alle gegevens van de vorige inspectie. Met één druk op de knop.

Tijdens het keuren worden foto’s toegevoegd in het digitale formulier. Daar is ruimte voor opmerkingen en aanwijzingen op de foto’s.

Slimme optievelden sluiten dubbele keuzes uit zodat vergissingen worden voorkomen.

Na de inspectie wordt het formulier automatisch “opgeruimd”. In de App staan alleen nog de formulieren die verwerkt moeten worden. Zo houd je mooi overzicht op je werk.

Dagrapportage

De digitale Servicebonnen en Keuringsrapporten worden gebundeld op Servicebonnummer. In een rapport staan alle openstaande acties van alle kranen overzichtelijk weergegeven. Het geheel wordt aan het einde van de dag in één e-mail automatisch verzonden. Naar de klant en naar Jan Reiling B.V.

“Met de digitale werkbonnen van Tabletforms beschikken we direct over alle gegevens. We hebben actueel inzicht in de voortgang van het werk. Hierdoor zijn we in staat om direct bij te sturen als het nodig is. Bovendien kunnen we sneller factureren. Daarmee bieden we onze klanten een efficiënte en professionele dienstverlening.”